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第4回 WideOffice機能紹介 ~アンケート機能・共有フォルダ機能・作業記録機能・作業日報機能~

紹介する機能も残り少なくなってきました。4回目となる今回は下記の機能についてご説明致します。

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アンケート
共有フォルダ
作業記録
作業日報
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・アンケート機能

社内でアンケートを実施することができます。実際に紙でアンケートを実施する場合と比べて、配布、集計に時間を取られることはありません。
アンケート
上記がアンケートの作成画面になります。
アンケート名、アンケート内容、質問一覧を記入して公開することができます。質問の形式がテキスト入力、チェックボックス、ラジオボタン、テキストエリアがあり質問がわかりやすくなっております。

~~~~~アンケート機能のちょっといい機能!~~~~~
・アンケートの回答者や未回答者が一目でわかります。
アンケート公開後にアンケートの回答率、回答者、未回答者、対象者が表示されます。アンケートの回答の進捗状況が把握できるため未回答者を減らすことができます。

・実施期間が設定できます。
アンケートを作成時に実施期間を指定することができます。期限を過ぎてしまった場合は回答することができません。

・公開基準が設定できます。
アンケートの公開基準を事業部ごと、グループごとに設定することができます。他の事業部に知られたくないアンケートや特定のグループにのみアンケートを実施することもできます。

・集計結果がボタン一つで取得可能です。CSVファイルにも変換できます。
それぞれのアンケート画面から【集計】ボタンを押すだけで、詳細なアンケートの回答結果を見ることができます。さらに、ダウンロードボタンを押すだけでCSVファイルへと変換が可能です。

アンケート9

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・共有フォルダ機能

kyouyuu
WideOffice上でファイルの共有が可能です。様々なファイルをフォルダごとに分けて管理することができます。データのキャビネットとして、簡易的なクラウドストレージのようにお使い頂けます。

~~~~~共有フォルダ機能のちょっといい機能!~~~~~
・フォルダの公開基準が設定できます。
特定のグループにだけフォルダを公開することができます。他部署に見せたくないようなファイルのやり取りなども可能です。
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・作業記録機能

日々の業務の中で行った作業内容を記録します。後述する作業日報機能と合わせて使用するとそれぞれの社員が一日どのような作業をしたのか把握することができます。
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登録する項目に関しては管理画面から編集することが可能です。
・業務区分 ・作業区分 ・作業 ・顧客管理の項目を設定して記入しやすいように編集ができます。

・作業日報機能

一日の作業を日報として発行致し、メール送信をします。
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テンプレートを自由に設定ができるため、業務にあった日報を書くことが可能です。業務日報を紙で書いた場合、記述する手間や管理する手間がかかるかと思いますが作業記録機能、作業日報機能を使えば効率化が図れます。

作業記録と作業日報の概要は上記で紹介した通りです。続いて、もし日報機能がなかった場合の問題点とその問題点を克服してできたこだわりの部分をいくつか紹介したいと思います。

*-*-*-作業記録・作業日報機能を搭載するまで*-*-*-

弊社では作業記録・作業日報をメールでやり取りをしていました。メールでもある程度テンプレートや記述方法を決めて作成することにより日報を書くことはできましたが、日報の作成や集計でとても時間が掛かってしまい非効率でした。

そこで、WideOfficeに機能として搭載し、日報の作成の効率化を図りました。

弊社が日報内容で抱えていた問題点は以下の通りです。
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・作業区分が書く人によって内容がまちまちになっていた(集計時に問題)
・顧客(ユーザー)に対しての対応履歴がデータベース化されておらず、情報の共有化が非効率だった
・どの作業にどれくらいの時間を費やしたのか、作業の量や難易度が分からない状態だった
・一日の終わりに作業日報を作成する段階でその日の作業の内容を忘れてしまうことがあった
・メール(テキストデータ)で日報を作成していた為、集計作業に時間が掛かっていた
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これらの問題を解決するべくWideOfficeでは作業記録・作業日報機能を搭載するにあたって下記のような部分にこだわりました。

~~~~~作業記録・作業日報機能のまとめてちょっといい機能!~~~~~
・業務区分と作業区分を明確にして項目として作成しました。
入力をできるだけ簡素化・統一化するために管理画面でマスタ化するようにしました。

・作業日時、作業工数、作業難易度を選択できるようにしました。
各社員がどのような作業をどれくらい時間かけているのかを把握することができるようになりました。

※上記二つの項目は全てマウス操作だけで完結する為、効率良く作成できます。

・顧客ごとの作業記録が一目で確認ができます。
顧客・作業区分・業務区分などの条件によって検索をすることができ、作業記録を確認することができます。顧客に対しての過去の対応履歴を知ることができ、情報の共有ができるようになりました。

・顧客の情報を事前に登録が可能です。それにより予測変換にも対応致しました。

顧客の情報を入力する際に数ある顧客の中から一つを探すのは非常に手間ですが、顧客の名前をある程度入力するだけで予測変換をしてくれるため入力がとてもスムーズです。

・WideOfficeからエクスポート可能になりました。

WideOfficeからエクスポートボタンを押すだけで、CSVファイルとして取り出すことができるようになりました。集計する手間が省けます。

・作業記録機能と作業日報機能は連動しています。

作業記録機能で記述したものがそのまま作業日報機能の作業内容に記載されるため、同じ内容を書かずに日報が作成できます。
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弊社としても作業記録・作業日報に関してはどうにかして効率化できないかと頭を悩ませた部分でもありますので、同じような悩みを抱えている方にとって良い機能になっていると考えています。

次回は、管理画面、セキュリティなどについてご紹介していきます。