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第2回 WideOffice機能紹介 ~デスクトップ・スケジュール・伝言メモ・掲示板・会議室 ~ 

今回からWideOfficeにどんな機能があるのかご紹介していきます。
項目としては以下の順で説明していきます。

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・デスクトップ
・スケジュール
・伝言メモ
・掲示板
・会議室
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・デスクトップ機能

まずは、WideOfficeの顔になる部分、デスクトップ機能を紹介します。WideOfficeにログインして最初に見る画面がデスクトップ画面です。本日の予定や新着情報のチェックが一つの画面でできます。デスクトップ画面の情報からそれぞれの機能へアクセスすることができます。

~~~~~デスクトップ機能のちょっといい機能!~~~~~
稟議や伝言メモなど未読や未処理の状態だと、常にデスクップ画面に表示され続けます。
確認するまでデスクトップ画面上から消えることはないため、漏れを防ぐことができます。

 

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 ・スケジュール機能

続いてグループウェアといえばこの機能。スケジュール機能を紹介していきます。スケジュール表の見方を4つのパターンから変更が可能です。

・月間個人
個人の1か月間のスケジュールが表示されます。

 

・日別個人
一日の個人のスケジュールが表示されます。

 

・予定一覧
スケジュールの予定を中心に一覧として表示されます。

 

・週間グループ
1週間の個人の予定、また同じグループの人の予定が表示されます。

 

私がよく使うのは週間グループの表示方法です。自分の1週間の予定と周りの人の予定が一目でわかる為、とてもスケジュール調整をしやすいです。
このスケジュールの表示形式をどれをデフォルトにするかは個人設定から設定可能です。
また、週の初めを日曜日にするか月曜日にするかの設定も可能です。

 実際の登録画面は下記のようになります。

予定を登録する際は4つの方法から選ぶことができます。

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・標準登録
基本的な登録機能。一つ一つ予定を登録するモードです。

・カレンダー登録
向こう3ヶ月のカレンダーの日付にそって変則的に登録ができるモードです。

・繰り返し登録
毎日、毎週、毎月ごとに決まっている予定を入れることができるモードです。

・バナー登録
ある一定の期間を登録するモードです。
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WideOfficeのスケジュール登録をする場合は開始日時、終了日時、予定、場所、詳細内容を記述していただければご利用していただけます。この機能だけでもとりあえずはスケジュール表として使用できますが、もっと便利に使いこなしていただくために以下のような機能もございます。

~~~~~スケジュール機能のちょっといい機能!~~~~~

・スケジュールの検索機能
登録した予定の検索ができます。この検索機能ですが文字列とチェックボックスを併せた検索ができるのでとても使い勝手がいいです。
昨年のイベントはいつやったか? 前回顧客に訪問したのはいつだったか? など色々重宝します。

・分類設定
予定が重要なものにマークを付ける。わかりやすいように色を付けることができます。

・公開設定
予定をスケジュール表に公開する/しないを設定できます。
予定だけを公開して詳細な中身をみせないことも可能です。「自分だけにわかれば良い予定」「外出するけど行き先は一般社員に知られたくない」など。スケジュール表に書きにくいこともこれで安心です。

・予定の権限設定
自分が登録した予定を他の人が編集できるか、できないかを設定できます。
標準は自分以外の人もスケジュールを更新(上書き)できる権限がありますが、他人に予定をどうしても変更されたくない場合に更新を不可にする機能です。なお、他人が予定を更新した場合は、予約者にその旨のメールが送信されるので安心です(下記参照)。

・メール設定
自分が書いた予定をメールを使って、自分や他の人に周知できます。
予定を登録したときに自分以外の予約者にメールを送信する機能です。勝手に予定を入れられてそれに気がつかなかった! というのを予防できます。また、予定の当日に時間を指定してメールを送信することができます。このメールの機能のおかげで「予定を入れておいたのに当日忘れてしまった!」ということを防ぐことができます。

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・伝言メモ機能

留守中にあった電話の伝言やちょっとしたことなど、あとから伝えようと思っていると忘れがちですが、伝言メモ機能を使えば忘れません。メールも一緒に送信することができるので、WideOfficeを見ていなくても伝えることができます。伝言メモといっても送信、受信の管理は大事です。受信箱、送信箱、保存箱と送受信の履歴も確認ができるようになっております。

~~~~~伝言メモ機能のちょっといい機能!~~~~~
・伝言メモの検索ができる
文字列とチェックボックスを合わせて検索ができます。
件名、鍵付、送信者名、など伝言メモ用の条件で検索ができます。

・開封・確認による見逃し防止
伝言メモを送信した場合、送信先の相手がちゃんと伝言メモを確認したかどうか。送信者は開封と確認の2段構えで知ることができます。せっかく送信したのに見てもらえていない!という状況を防ぐことができます。

・CC/BCCが利用できる
メールと同じようにCC/BCCで送信することも可能です。

・大事なメモには鍵をかけておくこともできます。
伝言メモに鍵マークを付けておけば、重要な伝言メモを誤って削除することもなくなります。

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・掲示板機能

期間と公開するグループを決めて、情報と必要なファイルを添付ファイルとして公開ができます。社員やグループに情報を周知する場所として活躍します。
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~~~~~掲示板機能のちょっといい機能!~~~~~
・掲示板の検索ができる
件名は文字列検索・チェックボックスを合わせた検索が可能です。
未確認や重要なものがないか再確認ができます。

・購読状況がチェックできる
他の人が掲示板をチェックしたかどうか確認ができます。
購読状況と確認状況の両方が分かる為、情報が共有できたか確認できます。

 

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・会議室機能

WideOffice上で会議ができます。議題を決めて会議の内容を決めていただき、時間に縛られず、自由に意見交換が可能です。なかなか予定が合わない人や、事業所が別の人などすぐに合えない方とのやり取りに重宝します。また文字だからこそ言いやすい場面もあるかもしれません。

 

~~~~~会議室機能のちょっといい機能!~~~~~
・会議室をカテゴリごとに作成できる
会議室をカテゴリに分けて作成できるので、大量の会議室が存在しても目的の会議室の絞り込みは簡単です。
※カテゴリは管理画面から編集可能です。
また、発言は前の人のコメントを引用できるなど、細かな配慮がなされています。

・会議室も検索ができる
過去の会議などの確認の際にすぐ調べることができます。

・未読のみ表示できる
会議室のコメントが増えてくると煩雑になりがちですが、未読のみのチェックボックスを
選択すれば非常にすっきり見やすくできます。

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次回は10月9日更新予定。凝った機能が多いワークフローの機能を紹介していきます。